Yazı İşleri Müdürlüğü


Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 Sayılı Belediye Kanunu' nun 48.Maddesinde belirtilen Müdürlüklerinden olup, Belediyenin karar organları Belediye Meclisi ve Belediye Encümeninin, olağan yapılan tüm toplantılarının yasalara uygun ve düzenli bir şekilde yapılması ile evrak kayıt ve dağıtımını sağlamak, başlıca görevidir. Müdürlüğümüz Yazı İşleri Şefliği ve Evlendirme Şefliği olarak 2 bölümde işlem yapmaktadır.
 

Evrak kayıt, giden evrak kayıt, asker aile yardımı, Encümen gündemi, Meclis gündemi, Encümen ve Meclis toplantı evraklarının tanzimi ve kararların ilgili birime iletilmesi, Meclis ve Encümen Üyelerinin puantaj cetvelinin hazırlanması, Evlenme akdi muamelesi, Müdürlük avansı işlemleri gibi faaliyetleri bulunmaktadır.

YAZI İŞLERİ ŞEFLİĞİ
Yazı İşleri Şefliği'nin 3 önemli görevi bulunmaktadır. Bunlar, Belediye Meclisi, Encümen işlemleri ve Evrak Kayıt işlemleridir.

Meclis toplantıları her ayın ilk haftası, 5 gün süreyle toplanmaktadır. Meclise havale edilen evrakları almak, mevzuata uygun olarak meclis toplantılarını ilan etmek, meclis üyelerini toplantıya davet etmek, gündem hazırlamak, mecliste alınan kararları yazıp ilgili mercilerde tasdik ettirmek ve alınan meclis kararlarını ilgili müdürlüklere göndermek, meclis tutanakları ile meclis karar özetlerini tanzim etmektedir.

Encümen, Salı ve perşembe günleri olmak üzere haftada iki gün toplanmaktadır. Encümene gelen evraklar kayıt edildikten sonra, Encümen toplantısında karara bağlanan evraklar, mevzuata uygun olarak imzalatıldıktan sonra ilgili müdürlüğüne gönderilmektedir.

Müdürlüğümüzde yapılan diğer bir işlem ise; Belediyemize iletilen resmi evrakların genel kayıt işlerini yapmaktır. Kamu kurum ve kuruluşlarından gelen evrakların havalesi yapılarak bilgisayara kayıt etmek, ilgili müdürlüğüne iletmek. Belediyemizden Kamu Kurum ve Kuruluşlara gidecek olan evrakları posta ve kurye vasıtasıyla zimmet karşılığı teslim etmek, 4109 sayılı yasa uyarınca ilçemizde ikamet eden muhtaç asker ailelerinin yardım başvurularını kabul etmek, mevzuata uygun olarak belgelerini hazırlamak, Encümene sevk edip asker aylığı bağlananların bordrolarını tanzim etmek için ilgili Müdürlüğe göndermektedir.
Müdürlüğün kurum içi ve dışına yazılan tüm yazışmaları hazırlamak ve ilgili makamlara iletmektir.

Önem taşıyan genelge, bildiri, tamim v.s.lerin dağıtımı yapılıp dosyalanır. Resmi kurumlardan gelen ihale ilanlarını duyuru panosuna asıp ihale gününden 2 gün önce cevaplama işlerinin yürütülmesi görevini yerine getirmektir.

Müdürlüğümüzde 1 Yazı İşleri Şefi , 2 memur, 2 işçi, 1 evrak postacısı, 2 taşeron çalışanı görev yapmaktadır.Evlendirme Şefliğinde ise 1 Evlendirme Şefi, 2 memur,2 işçi personel vardır.

MECLİS KALEMİ
Meclise havale edilen evrakları almak, yasaya uygun olarak Meclis toplantılarını ilan etmek, Meclis üyelerine davetiyeleri tebliğ etmek, gündem hazırlamak, gerekli raporları yazmak, alınan kararları yazıp ilgili mercilerde tasdik ettirmek, kararları ilgili Müdürlüklere göndermek, Meclis karar özetleri ve zabıt özetlerini tanzim etmektir.Meclis puantajını hazırlayıp ilgili Müdürlüğe göndermek.

ENCÜMEN KALEMİ

Encümene havale edilen evrakları almak, toplantı gündemini hazırlamak, alınan kararların mevzuata uygun olarak yazılıp imzalatıldıktan sonra ilgili Müdürlüğüne göndermek. Belediye Zabıta Talimatnamesine aykırı hareket edenler hakkında tutulan zabıt varakasına istinaden, Encümen kararı yazıp Müdürlüğüne göndermek. 4109 sayılı yasa uyarınca ilçemizde ikamet eden muhtaç Asker ailelerinin yardım başvurularını kabul etmek, mevzuata uygun olarak belgelerini hazırlamak, Encümene sevk edirek asker aylığı bağlanmasını sağlamak.

GENEL EVRAK KALEMİ
Resmi Dairelerden Belediye Başkanlığı'na gelen ve Başkanlıktan giden evrakları bilgisayara kaydedip, ilgili Müdürlüklere ve mercilere göndermek

Başkanlığa havale edilen önergeler hakkında ilgili Müdürlüklerden bilgi almak ve gerekli cevabı yazmak, Başkanlıkça yetki verilen konuları sonuca ulaşıncaya kadar takip etmek. Belediyemizden dış kurumlara giden resmi evrakların zimmetle ilgili yerlere ulaştırılmasını sağlamak.

EVLENDİRME ŞEFLİĞİ
Yazı İşleri Müdürlüğü bünyesinde bulunan Evlendirme Şefliği, evlenmek isteyenlerin evlenmeye dair müracaatlarını kabul etmek, mevzuatın öngördüğü şekilde evlenme dosyasını hazırlamak, evlenme akdini yapmak, aile cüzdanı düzenleyip vermek, evlenenin nüfus kütüklerine tescilini sağlamak, evlenme kütüğü ve dosyaları iyi bir şekilde muhafaza etmekle yükümlüdür.